江蘇會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

    數(shù)字檔案室具備檔案利用知識(shí)化、檔案數(shù)字化等特性。它把文書、照片、錄像等各類信息載體與信息源，基于知識(shí)單元進(jìn)行有機(jī)整合并相互鏈接，以動(dòng)態(tài)分布形式給用戶供給服務(wù)，達(dá)成從單純提供檔案邁向提供知識(shí)的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案室構(gòu)建要遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”準(zhǔn)則，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，積極落實(shí)，力求實(shí)效。其中，資源為先至關(guān)重要，畢竟資源建設(shè)是其根基。數(shù)字檔案室應(yīng)秉持“資源為王”理念，聚焦數(shù)字檔案資源建設(shè)，重視非數(shù)字檔案的數(shù)字化，以及數(shù)字檔案的及時(shí)、完整、有、效歸檔，規(guī)劃設(shè)計(jì)要以確保數(shù)字檔案資源質(zhì)量為首要考量。數(shù)字檔案室的建設(shè)，應(yīng)促使數(shù)字檔案資源齊全、完整，利于對其進(jìn)行有、效管理與便捷利用。 數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范。江蘇會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

    數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來創(chuàng)新變革，它能對檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常事務(wù)，施行檔案數(shù)字化管控。憑借組、織系統(tǒng)專網(wǎng)，還可達(dá)成檔案的網(wǎng)上瀏覽與遠(yuǎn)程查借閱功能。依據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程，獲系統(tǒng)管理員授權(quán)后，單位內(nèi)部領(lǐng)、導(dǎo)與相關(guān)科室人員能于各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位既能在閱檔室借助電腦查看電子檔案，也可利用網(wǎng)絡(luò)達(dá)成遠(yuǎn)程閱檔。該系統(tǒng)投、入運(yùn)行后，工作效率得以大幅增進(jìn)，工作服務(wù)的水準(zhǔn)與質(zhì)量得到提升，促使檔案從單純管理邁向信息研究與利用，實(shí)現(xiàn)本質(zhì)性轉(zhuǎn)變。 江蘇會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化加工流程對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

    在當(dāng)今數(shù)字化浪潮下，構(gòu)建數(shù)字檔案室勢在必行。首先需全力開發(fā)或精心選用一款理想的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，此系統(tǒng)要功能齊全，涵蓋檔案數(shù)字化的***需求；要安全可靠，具備多重防護(hù)檔案信息無虞；性能***，能響應(yīng)各類操作指令；還得方便易用，讓檔案工作人員輕松上手。借由該系統(tǒng)，切實(shí)達(dá)成檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化，大幅提升工作效率。遵循數(shù)字檔案室的建設(shè)要求，***修訂并完善檔案工作流程。細(xì)致梳理文件材料，明確其歸檔范圍與保管期限，針對聲像類電子文件，無論是照片、還是錄像，都制定精細(xì)的歸檔細(xì)則與適宜的保管時(shí)長。同時(shí)，建立健全一系列規(guī)章制度，包括電子檔案管理規(guī)范，確保檔案利用合理合規(guī)；打造嚴(yán)密的安全機(jī)制，抵御各類潛在；制定完備的應(yīng)急處置預(yù)案，從容應(yīng)對突發(fā)狀況。通過明確各環(huán)節(jié)要求與人員權(quán)限，數(shù)字檔案資源得到規(guī)范管理，讓數(shù)字檔案室穩(wěn)定、順暢地運(yùn)行。此外，人才是推動(dòng)數(shù)字檔案室持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵力量。必須加大人才建設(shè)力度，一方面積極內(nèi)部培訓(xùn)，提升現(xiàn)有人員信息技術(shù)與信息資源管理、知識(shí)管理等多方面素養(yǎng)；另一方面拓寬人才引進(jìn)渠道，吸引既通曉前沿信息技術(shù)。

    數(shù)字檔案室對于專、業(yè)類電子文件的歸檔，有著明確的基本要求。在單位履行主要職能時(shí)所產(chǎn)生的檔案數(shù)字化專、業(yè)類電子文件，都需要進(jìn)行收集和歸檔，這里面涵蓋了檔案局公布的首批、第二批專、業(yè)檔案基本目錄中的內(nèi)容，且范圍不止于此。對于各類專、業(yè)類電子文件的整理、鑒定以及編目工作，要參照對應(yīng)的管理辦法來操作。比如那些以數(shù)據(jù)庫形式存在的專、業(yè)類電子文件，像人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各類普查數(shù)據(jù)，既可以用XML等跨平臺(tái)通用格式來收集和歸檔，也能夠直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件進(jìn)行歸檔，同時(shí)，要一并歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔。而以電子文檔形式存在的專、業(yè)類電子文件，在管理方面，可以參考文書類電子檔案的各項(xiàng)要求去執(zhí)行。 特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

檔案局積極推動(dòng)數(shù)字檔案資源管理相關(guān)的研究和實(shí)踐，發(fā)布了多項(xiàng)相關(guān)政策和規(guī)定。新增了檔案信息化建設(shè)專章，對系統(tǒng)建設(shè)、合法要件、移交接收等方面作出具體規(guī)定，為數(shù)字資源共享利用提供了法律支撐。此外，檔案局還發(fā)布了《檔案數(shù)字資源備份實(shí)施規(guī)范》等多項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了檔案數(shù)字資源的備份、管理、利用等方面的工作。這些標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施有助于企業(yè)建立完善的數(shù)字化檔案管理體系，提高企業(yè)信息資源的綜合利用效率。在實(shí)際操作中，各級(jí)檔案館也按照相關(guān)政策規(guī)定，開展數(shù)字化檔案的訪問和利用工作。例如，通過建設(shè)數(shù)字檔案館（室），大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。同時(shí)，還采取各種形式研究、開發(fā)檔案資源，為各方面利用檔案資源提供服務(wù)。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。江蘇會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。江蘇會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化加工流程

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)。需要機(jī)關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施。

主要包括：按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

除信息安全和管理方便的因素之外，鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。 江蘇會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化加工流程