湖北智慧數字檔案

自定義數據統(tǒng)計

除系統(tǒng)內置詳細統(tǒng)計模式，系統(tǒng)支持用戶自定義配置其它維度的統(tǒng)計數據，可自定義配置縱坐標字段、橫坐標字段，生成新的配置規(guī)則，滿足不同的業(yè)務統(tǒng)計需求。

一鍵生成檔案專題

專題編研模塊用于對聲像檔案的專題制作，支持將某一主題的檔案材料進行集中整理匯編，并按照設定的規(guī)則進行專題生成，用于專題利用。檔案編研人員通過關鍵字對聲像庫進行模糊檢索，在檢索結果中選擇目標檔案批量生成專題，在制作專題的同時也可臨時新增圖片、文字素材。將制作完成的專題保存在專題庫中用于后續(xù)利用。

檔案借閱，在線審批、歸還

檔案借閱模塊主要用于對無瀏覽、下載檔案權限的用戶提供借閱申請入口，對檔案管理人員提供申請審批，權限開放入口，實現檔案在線借閱申請以及業(yè)務辦理等服務。借閱上報：為借閱人提供借閱入口，可在線提交借閱單、打印借閱單實現檔案線上借閱辦理；借閱審批：檔案館審批人對借閱人提交的申請進行審批，可實時同步審批結果、反饋未通過原因，并記錄審批日志。對于審批通過的申請系統(tǒng)自動對借閱人開放查閱權限。 紙質檔案數字化成果驗收應融合計算機自動與人工雙重檢驗方式。湖北智慧數字檔案

數字檔案室應用系統(tǒng)應以國家或地方制定的標準、規(guī)范為基礎，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能。且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當的元數據方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。

電子檔案門類的擴展管理應能依據已經實施的元數據方案擴展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數據的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。 江西公司數字檔案館高級檢索則提供更詳細的檢索條件，如時間范圍、文件類型、責任人等，幫助用戶更精確地定位所需檔案。

    數字檔案室的服務器屬于必備的基礎設備。在配置服務器性能與數量時，要保證能契合數字檔案室應用系統(tǒng)，還有數據庫、中間件、全文檢索、備份等基礎軟件的部署條件，使其能夠安全、順暢地運行，同時還得預留一定冗余，具備可拓展性。就存儲與備份這一方面而言，為達到各門類電子檔案以及傳統(tǒng)載體檔案數字副本的存儲、利用、備份需求，數字檔案室要配備既穩(wěn)定的磁盤陣列，用作數字檔案資源的在線存儲工具。依據單位所制定的數字檔案資源保存策略，來明確近線或離線備份系統(tǒng)的配置情況。其中，近線備份適宜選用磁帶庫或虛擬帶庫，還有與之對應的備份軟件；離線備份則可以挑選光盤、移動硬盤等脫機存儲介質，以及配套的備份、檢測設備。

    電子文件歸檔系統(tǒng)有著一套很實用的設計與技術方案。面對有卷、無卷這類不同形式的檔案，它分開建庫存儲；而對于文字、圖片、影像這些不同類型的信息形態(tài)，就把它們放在同一個庫里，同時還有與之適配的檔案著錄格式，以及數字檔案處理的相關技術，這就把辦公自動化系統(tǒng)里電子文件和實體文件同步使用階段的文件歸檔管理難題給攻克了，也實現了對多媒體檔案信息的統(tǒng)一管理。從系統(tǒng)的配置來看，它是按照既定規(guī)則來安排的。專門設了數據通道，使用者能夠依照自身需求，自行設定數據來源系統(tǒng)的名號、數據接收門類的編號，如此就能自己打造出數據通道。另外，它還有映射規(guī)則，支持使用者對元數據映射規(guī)則進行調整，像來源系統(tǒng)字段的英文名稱、中文名稱，以及映射的的綜合檔案系統(tǒng)字段，使用者都可以依據實際情況自己定義設置，讓整個歸檔系統(tǒng)用起來更順手。 隨著信息技術的發(fā)展，數字化轉型已成為發(fā)展趨勢。數字檔案作為數字化轉型的重要工具，符合發(fā)展的需要。

數字檔案如何確保管理的有效性和高效性？

一、確保管理有效性的措施

1、加強電子文件積累與歸檔：加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督與指導，確保各部門產生的有保存價值的電子文件齊全、完整、有效。建立健全電子文件歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，確保電子文件按時、按質、按量歸檔。

2、完善數字檔案存儲體系：利用大容量存儲介質，如硬盤、云存儲等，建立安全可靠的數字檔案存儲體系。對存儲的數字檔案進行定期備份，確保數據安全。

3、強化數字檔案業(yè)務管理：建立健全數字檔案業(yè)務管理制度，包括數字檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定。加強數字檔案業(yè)務流程的標準化、規(guī)范化建設，提高工作效率。

4、保障數字檔案信息安全：采取有效的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、設置防火墻、限制訪問權限等，防止數字檔案被非法訪問、篡改或刪除。定期對數字檔案進行安全檢查，及時發(fā)現并消除安全隱患。 用戶可以在數字檔案平臺上瀏覽、搜索和下載所需的檔案。這些檔案可能以PDF、TIFF、JPEG等格式存儲。江西公司數字檔案館

提高管理效率 快速檢索：通過關鍵詞、時間、類別等多維度檢索，查找時間從數小時縮短至數秒。湖北智慧數字檔案

數字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數字檔案室應用系統(tǒng)配備專屬終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。數字檔案室應用系統(tǒng)應能集成管理各門類數字檔案資源，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。數字檔案室的檔案利用應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數據或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統(tǒng)載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。檔案編研應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果等。數字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數字檔案室應用系統(tǒng)配備專屬終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。湖北智慧數字檔案