展示端
展示端用于對外展示后臺發(fā)布的數(shù)據(jù),通過手機(jī)或者終端設(shè)備實現(xiàn)信息的在線瀏覽以及互動。展示端主要包含機(jī)構(gòu)概況、電子書資料、圖文資料、音視頻資料、專題資料以及全文檢索六大模塊,可實現(xiàn)單位基本信息、圖文、音視頻、3D電子書以及專題資料的在線瀏覽與檢索。
機(jī)構(gòu)概況
“機(jī)構(gòu)概況”模塊用于對外展示單位的基本信息,包含:機(jī)構(gòu)簡介、領(lǐng)導(dǎo)介紹、領(lǐng)導(dǎo)致辭3大展示區(qū)。機(jī)構(gòu)簡介:展示單位的基本信息,支持圖文混合顯示。領(lǐng)導(dǎo)介紹:展示單位主要領(lǐng)導(dǎo)的基本信息,內(nèi)容包含領(lǐng)導(dǎo)頭像和介紹文字。領(lǐng)導(dǎo)致辭:展示單位領(lǐng)導(dǎo)的重要講話以及對社會來訪者的致辭等信息。 應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等?;n案數(shù)字化
在數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程中,一方面要開發(fā)或選用理想的應(yīng)用系統(tǒng),使其具備完善功能、可靠安全、性能與易用特性,進(jìn)而達(dá)成檔案數(shù)字化,推動檔案管理各環(huán)節(jié)走向自動化、網(wǎng)絡(luò)化。另一方面,依據(jù)建設(shè)要求,***優(yōu)化檔案工作流程,精細(xì)界定文件材料、聲像電子文件的歸檔范圍與保管期限,同時構(gòu)建涵蓋電子檔案管理、利用、安保、應(yīng)急處置的規(guī)章制度體系,明晰各方要求與權(quán)限,確保數(shù)字檔案資源管理井然有序,助力數(shù)字檔案室平穩(wěn)運行。此外,人才是關(guān)鍵支撐,應(yīng)加大建設(shè)力度,借助培訓(xùn)提升內(nèi)部人員素養(yǎng),或引進(jìn)外部人才,為數(shù)字檔案室儲備既懂信息技術(shù),又擅長信息資源管理、知識管理的復(fù)合型人才。分享在數(shù)字檔案室建設(shè)中,如何確保系統(tǒng)的安全可靠?怎樣確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理?有哪些適合數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)?。 業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工軟件破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。
數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)確實支持元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和互操作性,以便與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。首先,元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化檔案管理的重要基礎(chǔ)。在數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)中,元數(shù)據(jù)用于描述檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和管理信息,是實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。系統(tǒng)通常會遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),如《GB/T18894-2016電子文件歸檔與管理規(guī)范》,確保元數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一、字段完整,并支持根據(jù)單位需求進(jìn)行適當(dāng)擴(kuò)展。其次,數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)注重互操作性。這意味著系統(tǒng)能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和共享,實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。通過采用先進(jìn)的技術(shù)手段,如構(gòu)件化技術(shù)、Web服務(wù)等,系統(tǒng)能夠支持跨平臺、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問和集成,從而滿足不同部門、不同用戶之間的信息共享需求。
首先,明確數(shù)字化目標(biāo)和規(guī)劃是至關(guān)重要的。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前,高校需要制定詳細(xì)的數(shù)字化工作計劃,包括數(shù)字化的范圍、目標(biāo)、時間節(jié)點和資源分配等。這一規(guī)劃能夠幫助相關(guān)人員明確任務(wù),合理協(xié)調(diào)資源,確保檔案數(shù)字化工作的高效推進(jìn)。其次,選擇合適的檔案數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)至關(guān)重要。高校在進(jìn)行檔案數(shù)字化時,應(yīng)根據(jù)檔案的類型和數(shù)量,選購高質(zhì)量的掃描設(shè)備和軟件工具。同時,需考慮技術(shù)的兼容性和后期維護(hù),以確保檔案數(shù)字化工作能夠順利實施。第三,檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)不可忽視。在高校檔案數(shù)字化過程中,涉及到大量的個人信息和敏感數(shù)據(jù),因此必須采取有效措施保護(hù)這些信息的安全。例如,設(shè)置訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)加密以及定期備份等,都是維護(hù)數(shù)據(jù)安全的重要手段。第四,培訓(xùn)相關(guān)人員是保障檔案數(shù)字化工作成功的關(guān)鍵。高校需要對參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),包括操作技能、數(shù)據(jù)管理、信息安全等方面的知識,確保每個環(huán)節(jié)都能高效執(zhí)行。建立完善的檔案管理和服務(wù)體系也是實施檔案數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)。在完成檔案數(shù)字化后,高校應(yīng)建立相應(yīng)的管理機(jī)制和服務(wù)平臺,方便師生查詢和使用數(shù)字化檔案,提升檔案利用效率。數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式,以便于數(shù)據(jù)交換。
檔案數(shù)字化掃描時,對掃描質(zhì)量把控很嚴(yán)。操作中得把紙張放正,不能壓到紙張邊緣,要確保沒有遺漏或錯誤掃描的情況,切實保證圖像質(zhì)量過關(guān),要是發(fā)現(xiàn)有漏掃、壓邊的,得馬上補(bǔ)全、改正過來。掃描出的圖像順序要跟原檔案頁碼順序相符,不能錯亂顛倒,更不能有多頁、重復(fù)頁、漏頁這些問題。掃描登記也不容忽視,掃描的時候,工作人員要認(rèn)真比對實際掃描的頁碼、頁數(shù)與前處理時填的是否一樣,不一樣的話,就得寫清楚原因以及想好處理辦法,報給采購人審核,得到同意后再按要求處理。一般掃描分辨率設(shè)為300dpi,要是案卷里字跡小、模糊或者排列密集,就得適當(dāng)提高分辨率,讓掃描后的圖像清晰、完整、不失真,保證其打印效果不低于復(fù)印效果,方便后續(xù)利用。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。文書檔案數(shù)字化加工軟件
應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行,以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。基建檔案數(shù)字化
首先,需明確數(shù)字化范圍,優(yōu)先考慮利用率高、已破損或保存困難的檔案。在檔案出庫前,應(yīng)進(jìn)行清點、登記,確保檔案完整無損。其次,數(shù)字化處理過程中,應(yīng)選擇合適的采集設(shè)備,并設(shè)置合理的參數(shù),以保證采集的數(shù)字信息清晰、完整。掃描時,需按照檔案順序進(jìn)行,并對掃描后的圖像進(jìn)行必要的處理,如旋轉(zhuǎn)、剪裁等。再者,數(shù)據(jù)存儲與管理同樣重要。需建立數(shù)字圖像的存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。同時,要對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的監(jiān)管,包括數(shù)據(jù)抽查、檢驗、加密、備份等,以保障數(shù)據(jù)安全?;n案數(shù)字化