湖南檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范

為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數(shù)字檔案資源利用，應結(jié)合檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)開發(fā)或運行需要，為數(shù)字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如關系型數(shù)據(jù)庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數(shù)字檔案資源管理的需要。安全保障體系應結(jié)合實際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關要求，從多層面為數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)必須按照國家有關涉密信息系統(tǒng)分級保護的規(guī)定執(zhí)行。檔案部門應指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質(zhì)量監(jiān)控等方面的工作。湖南檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范

實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化關鍵在于檔案數(shù)字化。需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關硬件，二是需要管理管理軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，管理軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理系統(tǒng)。上海新影捷信息技術(shù)有限公司成立于2005年，一直致力于以檔案數(shù)字化建設為中心的全流程檔案服務，是國內(nèi)少數(shù)獲得“雙軟資質(zhì)”證書、“信息安全服務資質(zhì)”證書等一整套檔案管理系統(tǒng)開發(fā)及服務資質(zhì)的****。上海文書檔案數(shù)字化加工紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。

數(shù)字檔案解決方案符合《數(shù)字檔案館（室）建設指南》標準，服務方案在檔案數(shù)字化、基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、6保障體系建設、六大方面均嚴格按照國家檔案局標準要求提供配套服務。數(shù)字檔案室成熟的應用服務系統(tǒng)，方案提供配套的軟件系統(tǒng)、覆蓋綜合檔案、人事檔案、多媒體檔案等各種常見類型檔案的管理與利用，系統(tǒng)以國家檔案局信息化系統(tǒng)建設要求為指南，結(jié)合十多年的行業(yè)經(jīng)驗不斷完善升級、迭代，滿足市場數(shù)字檔案服務要求。

數(shù)字檔案室聲像類電子文件的歸檔范圍應參考《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執(zhí)行。收集、歸檔的聲像類電子文件、檔案數(shù)字化應經(jīng)過挑選和系統(tǒng)整理，應能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內(nèi)容、主要人物、主要場景等。聲像類電子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數(shù)不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。應在充分調(diào)研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達到預期目標。

檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)掛接是檔案掃描后形成的格式文件在檔案管理系統(tǒng)中與其元數(shù)據(jù)聯(lián)系起來的過程。數(shù)據(jù)掛接要符合格式文件存放路徑規(guī)則和文件命名規(guī)則，包括案卷級和文件級。檔案裝訂要求是指檔案完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復裝訂時，要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂，應遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，檔案內(nèi)頁下邊緣對齊。人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理。江西城建檔案數(shù)字化加工流程

應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。湖南檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范

檔案數(shù)字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責任者、文種、保管期限、時間、文字等書寫是否規(guī)范，前后是否統(tǒng)一；檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）是否正確，有無空號、重號現(xiàn)象；卷內(nèi)文件份數(shù)與實際是否相符等進行核查和修正。包括對案卷內(nèi)情況與原目錄不一致處應建立勘誤表進行登記、同時對卷內(nèi)文件進行稿本選擇、拆卷、分件、排序、標頁、擬標題等；檢查檔案實體頁碼情況，原頁碼無誤的不做修改；無頁碼或原頁碼錯誤、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁碼。湖南檔案數(shù)字化服務外包工作規(guī)范